何処までが内部監査？

ISO14001の疑問

遠足は、家に帰りつくまでが遠足です（キリ

という言葉があるように、遠足の場合、出発から帰宅までが「遠足」の範囲に含まれます。

では内部監査はどうなのでしょうか？

今回は駄文もいいところです。駄文レベルは８くらいでしょう。

内部監査とは内部監査の準備期間を含め、報告書を提出するまでが内部監査の範囲と見るでしょうか？
それとも、監査計画で割り振られた監査の時間内のみが監査と見るでしょうか？

本質的な事を言えば、そこで発見された不適合や改善案・是正案が、適切に処置されるのであれば、その範囲に囚われる意味はありません。
ルールに則らなければ、適切に処置される事が見込めないのであれば、ルールを利用するのもやぶさかではないでしょう。

今回は、その様な事例が、報告書を作成する中で発見され、議論されたので議題として取り上げます。

どちらが妥当であるか？　という回答を出すものではありません。

ある被監査部門の審査した結果、ある手順書違反が発見されました。
この手順書をＡとしましょう。

手順書違反発生の要因は、「被監査側はそのルールを知らなかった」というものです。
この時、被監査部門側は、手順書を守っていなかったが、手順書の要求がおかしいという主張をしました。
監査員の一人は、被監査側の立場に立つと、この要求事項はこのままでは満たせないので、Ｂという部門が具体的にサポートする必要がある。という主張をしました。

とうぜん、この件に関して不適合報告書を作成することになるのですが、バイオレーションが発生していた事実に対して、どのように記載するべきか？というのに悩みました。

「Ａ手順書のＢという項目において、Ｃに対する要求がなされています。Ｃに関する要求を満たす事が望まれます」
という内容の文書を作成しました。

文書って難しいですよね。「手順書違反が発見されたので、是正が必要です」という書き方をすると、違反という言葉を極端にみんな嫌うので使用できないのですから。

この件に関して、違反の要因は先ほど述べたとおりです。そしてその原因が「被監査部門にあるのか？」という所まで掘り下げると、他部門にも問題が飛び火します。
そうなると、被監査側に対する「不適合報告書」の範囲を超えてしまい、その部門に対して「不適合報告書」を作成するのは適切ではなくなります。
１．問題の本質を正しく認識できる
２．問題の原因に対して、適切に対応が出来る。
経営層が、この二点に対して適切な能力を保持しており、適切な指示がさせるなら、それでもこの被監査部門に対する不適合として報告はこれで終わります。

そうでない場合、監査側は被監査部門の対象範囲を超えて不適合報告書を作成するかどうか？が、今回の標記の趣旨である何処までが内部監査？となります。

というか、過去に不適合が発生した被監査部門に対して再教育で終了という事実があるからなんですが、、、

原因の要因として懸念される事項は下記の通り。
１．職員への周知（又は教育）が不十分であるという事実
２．要求事項が実態に伴っていない。
３．別の要求事項との整合性が取れておらず、エラーが発生している。またこの時、別の要求事項は、今回の事例に対して違反は犯していなかった。

監査内で発見された事項が１番のみです。
監査員と話し合い、他の部門でも見られる事例として、部門への不適合として取り上げず、全体の不適合として取り上げることに決定しました。

次に２点目ですが、これは要求元である部門（事務局）に対して確認事項として取り上げることにしました。三番目も「整合性を図ることが望まれる」として報告書を作成し、被監査部門に確認を行いました。

２番目については、事務局は上記の「被監査部門の対象が違うため、そのような報告書を記載するのはおかしい」という主張され、取り下げるように要求されました。
３番目に関しては、監査内で発見された事項ではない及び、その要求事項はＥＭＳとは別の文書だという主張がなされ、取り下げるように要求されました。

三番目は１番目及び２番目の報告書を作成する時に使用した資料の一つの中で発見された事項

こちらとして取り下げた理由は、結果として発見された事項や指摘された事項については、適切に実施する旨を各担当より了解を得られたためで、こちらとしては内部監査という手段に拘る必要は無いからなのですが・・・・・・・・・


とまぁ、標記になります。まぁ、最初の方に記載してる通りです。答えを出すつもりはありません。
内部監査の本来の目的はそこに無く、手段や方法に拘る気はなく、結果として目的にたどり着ければ良いやという性格な為です。


ただ、記事に書き起こしたには理由は、今回に関して重大な懸念事項があった為です。
それは、「発見された事項の本質的な是正と予防」ではなく、「発見された事項に対する根源的な取り組み姿勢」です。
前者を行うには後者が必須ですが、２番目や３番目の主張をする人たちに、前者を行うことは出来ないのではないか？という物です。

不適合という報告書を記載すれば、対応内容に対して評価を監査員が実施する仕組みなのですが、口約束ではそれが無い、、、、
実を言えば、失敗したかなと思ってます。
対応そのものは、私の方でも実施するから、発見された事項については適切に是正及び予防する自身はあります。
しかし、会社の風土や姿勢、雰囲気という部分まで見ると、、、、、、、
というわけです。
監査員という枠組みで言えばそこまで捉える必要は無いのでしょうが、枠組みにとらわれて重大な見落としをしてしまうのは嫌だなと。
とまぁ、そんな風に思った次第です。