ＩＳＯ事務局の所掌範囲 4.4.3 コミュニケーション変

運用において一番簡潔な方法は、「内部コミュニケーション及び外部コミュニケーションを実施しない」と決定する事です。
実施すると決定した場合は、すべて「ISOの業務」となります。

これで終わりです。
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以下は余談ということで。

注意点として、ここで言うコミュニケーションの範囲は「組織の環境活動の中で、環境マネジメントシステムで実施している範囲内」と言う前提があります。
規格の要求事項がこのように「限定したもの」を要求する意図について、非常に理解に苦しむ部分です。

なぜなら、一般的には各会社の広報活動として様々な取り組みを実施されていることでしょう。
この活動の中に、ISOで「意図していること」と「会社がISOを認証した理由と背景」を盛り込む形（あくまで例です）で要求するなりした方が、意味合いとしては強くなります。
しかし、実態は「ISOに関する広報活動をしない」としても「良し」としているわけです。
「良し」とするなら、最初から要求なんてするなよって話ですわ。

ちなみに、「ISO事務局」なるものが、この部分だけ「切り抜いて事務局で対応している」場合は、まったく無意味ですのでやめられる事をオススメします。

閑話休題

さて、この要求事項の部分ですが審査員は「内部コミュニケーション」や「外部コミュニケーション」の記録を要求するケースがあり、それらの記録を規格要求であるかのように求める傾向がありますので注意が必要です。

例
閣下「外部からのコミュニケーションはどうされていますか？」（←この質問その物がすでにずれている）
事務「地元説明会等を実施し、そこでは試験や防災運動、一般公開等の年間計画を説明しております」
閣下「環境に関する問い合わせはないのですか？」
事務「あります？」
閣下「それらの記録は保持していますか？」（←ここからさらにおかしくなり始める）
事務「あります」
閣下「見せてください」（←審査からの逸脱。審査員の指摘趣味による）
事務「こちらです」（←議事録を見せる）
閣下「これは外部コミュニケーション記録の様式ではありませんね」
事務「はい。地元説明会等の広報活動は、環境マネジメントシステム内で管理運営していません」
閣下「それはいけません」
事務「なぜ？」
閣下「御社は、環境に関する問い合わせの回答は、コミュニケーション要領で『管理責任者』が行うと定めているからです」（←キリ！）
事務「地元説明会に管理責任者も出席し、その管理責任者が回答しているんで問題はないと判断しますが」
閣下「管理責任者が参加すると決定されているのですか？」
事務「いえ、課長等の役職指定はされていますが、環境の管理責任者と言う形では指定していません」
閣下「管理責任者が対応する必要があると定めたのであれば、この件についても確実に管理責任者が対応できるような仕組みを整えねばなりません」（←キリ！）
事務「はぁ・・・（呆）」
閣下「それに、この記録はシステムで定めた様式ではありませんね」
事務「そうですが、、、、」
閣下「要領で、問い合わせがあった場合は、システムで定めた様式に記載するようになっています」
事務「どの様式でどのように記録するかは手段の問題で、結果として保存されるのであれば問題ないのでは？」
閣下「ならばその様に要領を変更しなければなりません」
事務「そこまで厳密な運用をしなければならないのですか？」
閣下「状況把握は現状されているようですが、もし人が変わってしまったらそのあたりはきちんと引き継げないでしょう。これは潜在的な不適合です」
事務「ええぇぇぇぇ」
閣下「さし当たっては、環境の外部コミニュケーション記録に書き写してはどうですか？」
事務「なぜでしょう？」
閣下「環境に関する事なんですから、情報はまとめておくにこした事はありません。それに書き写す事はそんなに大変ではないでしょ？」
事務「記録の記録なんてばからしいですよね？」
閣下「根本的に思い違いを定ている。システムにそう定めているのは御社です。規格の要求事項を満たしているか、組織が決定した手順どおりに運用されているかどうかを審査しているのですから、当然その様にやってもらわなければ不適合になります」
事務「そこは柔軟に対応しているだけでしょ」
閣下「それは、手順に問題があるケースとして不適合の手順の判定基準の項目に記載されている。当然、その通りに運用してください」
事務「そんなにがちがちに何でも決定するのは現実的ではない思いますが」
閣下「ではどこで線引きしているのですか？　その線引きしたラインを明確化すればいいのです。そうすれば、その線引きで定めた出力はシステムによって保障されます」
事務「…………」

例は以上です。
あくまで例であって、実際にこのようなやり取りをしたわけではありません。
まぁ、いくつかの実例を組み合わせた結果ではありますがｗ

ここからはISO事務局が生き残る為の考え方の一つとしてみてください。

広報活動や内部通報、提案などの従来から存在するルールがあります。（ないケースもあるかもしれませんが）
この時、ISO事務局は、ISOがなくなった場合、自らの業務がなくなってしまうと大変でしょうから、これらのルールを現在あるISOのシステム内にこれらの活動を取り込み、「脱ISO」を図るのが好ましい所です。
担当部門が別に存在するから、首を突っ込むことによる弊害など、障害は多々あるでしょうが、、、、仕事がなくなって首になるよりはましでしょうから、がんばれ！と言ったところです。

事業者としての地元に対する地域貢献（周辺のゴミ広い等）はやってて当然であり、やっているでしょうからそういうのを積極的に取り込まれていない組織は、そういうのを取り込む。と言うのも一つの手法ではあります。

本日は以上。