手順書の意味は？（その２）
本日の議題は前回の「手順書の意味は？（その１） 」の続きです。
今回は手順書の記載範囲となります。
ＩＳＯのシステム文書のある事業所さんだと、わりと「一次文書、二次文書、三次文書」と文書体系で管理されているかと思います。
一次文書を基本要領、二次文書を各要領、三次文書が手順書といった感じで。
当事業所も当初はそのように管理されておりましたが、「組織規程やらと別途管理されているような文書管理方法に価値に意味はない」という考えの元、排斥方向で一部が修正されております。
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今回は文書体系にも関連しますのでまず、このことについて述べました。
法律で言えば、一時文書は法令、二次文章が施行令、三次文書が施行規則で、具体的な技術書に該当する告示やらになるでしょう。
見方を変えれば、一次文書では実施する目的やら要求やらニーズを書き留め、二次文書では適用部門と達成条件など、三次文書で具体的な方法、４次文書で方法に使用する道具の規格やら規定やらを定めた内容という感じです。
では、ＩＳＯに限らず組織でいう所の手順書とはどういうものでしょう？
以上を踏まえた個人的な見解では
手順書とは
「作業の手順をまとめた文書・記録類」であって、それ以上でもそれ以下でもない。
なので、手順書は作業現場に持っていき、その場で見ながらやるもの。という特性から、そこに記載する情報量は必要最小限であり必要最低限が好ましく、余分な情報は作業の簡素化を妨げ、不具合の原因になりうる。
という感じです。
前回のように管理者がチェックするための手順を定めるという手法を一方的に拒絶はしませんが、ファイルがどこに保管されているかなどまで細かく記載してしまう場合、ファイルの保管場所が変わったり、ファイルそのものがなくなった場合、手順書も改訂しなければならなくなります。
はっきり言って、運用している手順書の管理労力に見合うものではありません。運用していない手順書は当然、廃止しなければ誤って手順通りに実施して不適合の原因になる可能性がありますが、運用している手順書についても常に最新の状態を維持していなければ不適合の原因になります。この最新にかかわる部分はＩＳＯの規格要求でも求められている一文です。
これらを一言で言えば「手順書といえども費用対効果を考えろ」というものです。なにがなんでも細かく手順化してしまえばいいというものではありません。
以上が、手順書に記載する範囲の話となります。
次回は、「手順書を必要とする（人の）範囲」となります。
*1:すべて修正する前に煩い連中が出戻りしてきて停滞中
