手順書の書き方(Pert1)
本日のネタは先日、とある審査員より標記の指摘をされ、非常に困難な状況に立たされてしまった自身の話です。
*1
注意：
今回は、ＩＳＯの審査員ではあるが、ここでいつもコメントしている「閣下」と表現している人達ではありません。
今回の指摘者は、ＩＳＯ１４００１の審査資格を所有しているが、特に審査経験もない審査員による指摘となります。
審査員の視点は「ご意見番」である。*2
現在使用しているＥＭＳに基づき作成された手順書で、赤ペンを付けられました。
色々と赤ペンはされているのですが、その中で特に困ったのが下記図（参考図で実際の図ではない）の内容に対する赤ペンの内容でした。
審査員のご指摘内容は下記の通り。
１．主語が抜けており、誰がそれを実施するのかが不明。
２．一連の作業に抜けている箇所は複数ある。
３．フローは全体の流れを記載するもので、個別の担当者毎に作成するものではない。
この指摘に対して私が思い浮かべた疑問に対する審査員の回答は下記の通り。
Ｑ．頭に「●●の担当者」ってあるやん。
Ａ．それではわからない。文章の頭には必ず「●●の担当者」は記載しなければならない。
Ｑ．抜けている箇所ってなんやねん？
Ａ．「●●の担当者」以外の業務だ。たとえば、工事業者側の対応等が抜けている。提出書類の確認等もあるだろう。
Ｑ．「●●の担当者」の作業に限定しちゃなんであかんのや？
Ａ．「３」の回答の通りだ。
Ｑ．根拠は何や？
Ａ．それが常識だ。自分で調べろ。
Ｑ．そのへん、別の要領や手順で定められてるやん。
Ａ．定められているから記載しなくていいと言うものではない。手順とはそういうものだ。
Ｑ．手順書の「関連文書」で文書呼びだしてるのに？
Ａ．「関連文書」で呼び出している文書など、無いようなものだ。
Ｑ．文章の中で「関連文書」を呼び出せばええんか？
Ａ．（少し考えてる間） それは許容内だな。
Ｑ．関連文書はアカンが、文章内で文書を呼び出すのはＯＫって、その差は何やのん？
Ａ．む、むぅ（言葉に詰まる） その方が関連付けが明確だから、、、だな。
Ｑ．関連文書で記載された文書は明確やないっていう理由は？
Ａ．関連文書だと見ないが、文章内で文書を呼び出した場合は見るからだ。
Ｑ．そんなん、個人の勝手やん
Ａ．それはお前が分かっていないだけだ。
Ｑ．そもそもなんでフローを担当者別に記載したらあかんのや？
Ａ．フローは全体の流れを記載する為に使用されるツールだからだ。
Ｑ．そんな話、聞いたことあらへん
Ａ．それはお前が無知なだけだ
Ｑ．担当者別に区分した書いた方が、読み手、、つまり手順を使う担当者は分かりやすい。
Ａ．そんな事はない
Ｑ．チェックリストとしてもそのまま使えるし、元々その意図で流用できるように作ってんねん
Ａ．チェックリストが必要なら別にチェックリストを作らなければならない。
Ｑ．なんでそんなにガチガチにやらなあかんのや？
Ａ．その方が効率がいいからだ
Ｑ．二度手間三度手間やろ
Ａ．手間は関係ない
Ｑ．今のやり方はＨＱや現場の人と相談して、今の方が分かりやすいと言う好評を頂いたうえで出来上がってんのや
Ａ．それがどうした？
Ｑ．それをなんでわざわざかえなあかんねん。
Ａ．さっき言ったとおりだ。
Ｑ．同じことの繰り返しや。根拠があらへん
Ａ．今まで俺がやってきたＩＳＯの現場ではそれが常識だ。
ここからは話が脱線するので略
この件に限らずこの人とは良く口論するので、最近はネタの為に意図しておちょくり（りゃ
いえいえ、何時もありがたい御高説、御説法を頂戴しておりますよ。
五月蠅いと思ったら沈黙呪文「じゃぁ、あんたが責任持ってやってね」を唱えますが。
さて本題
「非常に困難な状況」と言うのは、彼の正当性の是非に関わらない点です。(と言っても全面反対中ですけど）
ここの様な駄文は別ですが、正式な書類や文書類を作る時は
「可能な限り文字を削る」「可能な限りページ数を減らす」「レイアウト上、見やすいようにする」「無精できる部分はとことん無精する」
と言うのが癖になっている点です。
その為か現ＩＳＯ事務局は「無いよりあった方がいい」と言う理由で、簡単に一文を文書に追加する行為には常に反発し冷戦状態であったりするほどに。
こういう性格の為、上記の「１」の審査員の指摘は、はっきり言えば無視します。
プログラムでいえば
.
Ret = ds.Tables("Customers").Rows.CountIf ds.Tables("Customers").Rows.IsReadOnly = False Then
ds.Tables("Customers").Rows.Cell(0).value=ds.Tables("Customers").Rows.Cell(1).value * ds.Tables("Customers").Rows.Cell(2).value
End if
ds.Tables("Customers").Rows.Clear
これを
.
With ds.Tables("Customers").Rows
Ret = .Count
If .IsReadOnly = False Then
.Cell(0).value= .Cell(1).value * .Cell(2).value
End if
.Clear
End With
このように書きますが、「１」の要求は前者の書き方にしろと要求しているのと私的には同じような物の為です。
別の言い方をすれば、非常に長い名称の物をカッコ書きで「以下「○○」とする。」としたのに、正式名称で記載しろ。と言われたのと同じ意味合いを受けます。
すいません。この辺、めんどくさい性格だな。と自分で自覚するくらい重症です。
「２」と「３」は今までそんな話を聞いた事がないのもあるのですが、そもそも手順書を使う側からそんな話を聞かないからです。
ふらりとうちの会社に就職した初老前のおっさんが、今までの店舗の商品の並びに文句を言っているのと変わらないと言うのが感想です。
これが商品をとるお客さんから、「通路が狭い」とかデジカメを見ていたお客さんが、デジカメ用のメモリ置場が離れた所にあって不便を感じているとか、そういう方面のであれば是正や改善の対象とするのは納得できるんですが、、、
以上
